Der Fuhrpark-Blog

Was bedeutet denn eigentlich 4-Tage-Woche?

Das Arbeitszeitmodell der Viertagewoche beschreibt eine Verkürzung der Arbeitswoche von fünf auf vier Arbeitstage. Hierbei gibt es verschiedene Ausführungsmodelle:

Pilotprojekt Deutschland

Im Gegensatz zu dem oberen Beispiel, gibt es auch Branchen, welche die vier Tage Woche erfolgreicher umsetzen konnten. Ein Beispiel wäre das britische Pilotprojekt, welches aufzeigt, dass 54 der 61 Unternehmen das Projekt fortgeführt haben und 31 der Unternehmen die 4 Tage Woche dauerhaft beibehalten möchten. Eines dieser Unternehmen hat beschlossen, durch die Einführung der 4-Tage-Woche kürzere Besprechungen und Pausen einzuplanen, um die Anzahl der produktiven Stunden nicht signifikant zu verringern. Für einige mag es zunächst negativ erscheinen, auf eine halbe Stunde der täglichen Pause zu verzichten, doch die Mitarbeiter nehmen diese Anpassung gerne in Kauf, da sie dadurch einen zusätzlichen freien Tag gewinnen.

Generell zeigen Pilotprojekte der 4-Tage-Woche einiges an Vor- und Nachteile. Diese sollten von jedem Unternehmer und jeder Unternehmerin in Betracht gezogen werden, bevor die 4-Tage-Woche in das Unternehmen eingeführt wird.

Mögliche Vorteile je nach Umsetzung

Work-Life-Balance: bessere Erholung für Mitarbeiter durch Reduzierung der Arbeitstage.

Steigerung der Produktivität: konzentrierteres Arbeiten durch kürzere Arbeitszeiten. Effizienzsteigerung. (Modell 3)

Verbesserte Arbeitgeberattraktivität: Arbeitgeber gelten, als arbeitnehmerfreundlich, was vorteilhaft für neue Mitarbeiter sein kann.

Reduzierte Kosten für alle: Arbeitgeber sparen Strom, Arbeitnehmer Pendlerkosten.

Weniger Ausfall der Mitarbeiter: Termine der Mitarbeiter können auf den freien Tag gelegt werden. Somit fallen diese nicht im regulären Geschäft aus.

Welche Branchen am meisten von den Vorteilen profitieren

Technologie und IT
Designerbranche
Entwicklung und Forschung
Büroverwaltung
Freelancer

Risiken bei falscher Umsetzung

Erhöhter Zeitdruck: Unternehmen haben weniger Zeit für ihre Projekte und Prozesse, was zu einer steigenden Arbeitsdichte führt.

Weniger Teamzusammenhalt: Durch den zusätzlichen freien Tag kann es zu Schwierigkeiten bei der Teamkoordination kommen.

Längere Arbeitstage oder eventuelle Gehaltskürzung: In einigen Fällen kann es zur Kürzung des Gehalts oder zum Anstieg der Arbeitsstunden kommen, da nun ein Tag in der Woche als Arbeitstag wegfällt. (Siehe Modell 1 & 2)

Nicht für alle Branchen geeignet: Im Kundenservice könnte dies beispielsweise zu Erreichbarkeitsproblemen führen. Genauso könnte es im Gesundheitswesen oder in der Produktion Konflikte mit sich bringen.

Höhere Personalkosten oder Umsatzausfall: Durch eine verkürzte Arbeitszeit kann es dazu kommen, dass, gerade im Vertrieb, viele potenzielle Kunden nicht wahrgenommen werden können. Um dies zu umgehen, muss entsprechend mehr Personal eingesetzt werden, damit jeder Tag der Woche gedeckt ist.

Branchen, die Risiken bei der Einführung der 4-Tage-Woche tragen können

Gesundheitswesen
Einzelhandel
Produktion und Fertigung
Transport und Logistik
Kundenservice

Fazit

Die Viertagewoche ist nicht für alle Unternehmen umsetzbar, jedoch bringt sie viele Vorteile für diejenigen, die sie umsetzen können. Insbesondere hilft die 4-Tage-Woche bei der Motivationssteigerung und Effizienzverbesserung der Mitarbeiter. Hierbei müssen Unternehmen abwiegen, welche Herausforderungen sie angehen können, um sich der entsprechenden Vorteile annehmen zu können. Es ist wichtig, dass diese Unternehmen die Umsetzung der 4-Tage-Woche auf ihre individuellen Bedürfnisse abstimmen.

Die einfachste Form der Arbeitszeiterfassung bieten wir Ihnen bei FLEETIZE an.
Egal ob Sie eine reguläre Arbeitswoche haben oder die 4-Tage-Woche bereits umsetzen, wir haben die perfekte Lösung für Sie und Ihr Unternehmen.

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Welche Informationen beinhaltet das Tageskontrollblatt?

Verpflichtende Angaben zu folgenden Informationen sollten beinhaltet sein:

• Name und Vorname des Fahrers
• Amtliches Kennzeichen des Fahrzeuges
• Datum der Aufzeichnung
• Ruhezeit, Lenkzeit, sonstige Arbeitszeit (bspw. Bereitschaftsdienst)
• Ort der Fahrtaufnahme
• Ort der Fahrbeendigung
• Kilometerstände zu Fahrtende und Fahrtbeginn
• Manuelle Nachträge nach §20 FPersV

• Anschrift des Fahrers
• Tageskontrollblattnummer
• Gesamtfahrstrecke in km
• Stundenanzahl der Ruhezeit/Fahrtunterbrechungen, Lenkzeit und sonstige Arbeitszeit, individuell und gesamt aufgeführt
• Ein Feld für Bemerkungen und Unterschrift

Tageskontrollblätter müssen jederzeit nach §1 Absatz 6 des FPersV ausgefüllt werden. Die Mitführ- und Nachweispflicht besteht für den laufenden Tag, sowie die vorausgegangenen 28 Kalendertage.

Was ist bei den Einträgen der Tageskontrollblätter zu beachten?

Es ist wichtig zu unterscheiden, ob Eintragungen manuell oder digital vorgenommen werden. Werden diese nämlich manuell erstellt, besteht eine größere Gefahr, dass Fehler unterlaufen.
Um die Manipulationssicherheit auch bei handgeschriebenen Tageskontrollblättern zu gewährleisten, sind manuelle Eintragungen ausschließlich mit Schreibinstrumenten vorzunehmen, die nicht nachträglich verändert werden können (beispielsweise Kugelschreiber). Bei Fehleintragungen oder ähnlichen Unregelmäßigkeiten ist die Vernichtung der Dokumente zu vermeiden.

Manuelle Nachtragungen nach §20 FPersV, wie zum Beispiel Urlaube oder Krankheit sind für Fahrer stets verpflichtend vorzunehmen. Somit muss dieser nachweisen können, warum er an diesen Tagen keine Einträge in den Tageskontrollblättern hat.

Fahrer müssen zudem, wenn Einträge manuell erfolgen, beachten, dass diese unverzüglich nach Fahrtende und vor Fahrtanritt vorgenommen werden müssen. Jeder Tag ist einzeln zu dokumentieren und alle Tageskontrollblätter, die die Mitführpflicht von 28 Tagen überschreiten, sind unverzüglich und in Originalversion an den Arbeitgeber auszuhändigen.

Doch nicht nur die Fahrer, sondern auch die auftraggebenden Unternehmen haben Verpflichtungen. Der Arbeitgeber muss den Fahrer über die Überwachungspflicht informieren und über die Funktionen aufklären. Zudem muss auch die Möglichkeit zur Führung der Tageskontrollblätter vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. Der Arbeitgeber kontrolliert nach Abgabe der Tageskontrollblätter entsprechende auf Richtigkeit und eventuelle Fehler oder Missstände werden unverzüglich behoben.

Warum wir bei FLEETIZE die beste Lösung haben:

Der Fahrer des Fahrzeugs hat jederzeit vereinfachten Zugriff auf vergangene Tageskontrollblätter und kann diese als manipulationssichere PDF-Datei exportieren und ausdrucken. Unsere Tageskontrollblattführung ist BAG-konform und den Behörden bekannt.

Mit FLEETIZE sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch die digitale Aufzeichnung der Tageskontrollblätter wird das Risiko auf Bußgelder minimiert. Diese können einen Betrag in Höhe von bis zu 5.000€ für den Fahrer und bis zu 30.000€ für das Unternehmen betragen.

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Wie funktioniert die GPS-Ortung?

Das globale Positionsbestimmungssystem (GPS) besteht grundsätzlich aus drei Bestandteilen: Satelliten im Weltraum, Bodenkontrollen auf der Erde und den Nutzern bzw. GPS-Empfängern. Durch das Zusammenspiel dieser Module in Verbindung mit komplizierten Berechnungsalgorithmen wird eine genaue Kalkulation von Positionen, Geschwindigkeiten und Zeitangaben über Luft, See und Land ermöglicht.

Um eine möglichst globale Abdeckung zu gewähren, umfasst das System in sechs Umlaufbahnen mindestens 24 Satelliten, wobei jeweils vier Satelliten eine der sechs Umlaufbahnen belegen. Zur Lokalisierung eines Standortes auf der Erde, werden von den 24 Satelliten theoretisch nur drei Satelliten benötigt, jedoch wird zur Validierung der Daten ein vierter Satellit ergänzend herangezogen. Dieser trägt auch, durch Übermittlung von Informationen zur dreidimensionalen Positionierung, eine fundamentale Rolle bei der Bestimmung der Höhe eines zu lokalisierenden GPS-Empfängers bei.

Der Trick mit der Schnittmenge (oder Trilateration)

Satelliten die sich in der Umlaufbahn der Erde befinden, senden ständig ziellose Signale, gefüllt mit Informationen zur genaue Uhrzeit, der eigenen Identifikation und den aktuellen Laufbahnen der einzelnen Satelliten. GPS-Geräte auf der Erde empfangen diese Signale und ermitteln mithilfe dieser die Distanz des GPS-Empfängers zu den Satelliten. Mithilfe der sogenannten "Trilateration" können die Empfänger somit ihre eigene Position genau bestimmen. Um genau zu sein, weiß dadurch nur der Empfänger selber, wo er sich befindet.

Dabei werden mindestens drei Satelliten benötigt, um die genaue Position eines Empfängers zu bestimmen. Jeder Satellit sendet ein Signal mit einer genauen Zeit- und Positionsangabe. Der GPS-Empfänger misst die Zeit, die das Signal benötigt, um ihn zu erreichen, und berechnet daraus die Entfernung zum jeweiligen Satelliten. Dabei bestimmt der erste Satellit eine mögliche Position des Empfängers, der zweite Satellit bildet die Schnittmenge der beiden Kugeln und reduziert damit die möglichen Positionen auf einen Kreis. Schlussendlich wird mithilfe eines dritten Satelliten die Position auf genau zwei Punkte beschränkt, wobei einer davon meist unrealistisch ist (z. B. im Weltraum oder unter der Erde). Kommt ein vierter Satellit dazu können zusätzlich Höheninformationen und Zeit-Ungenauigkeiten korrigiert werden.

Fehlerquellen und Genauigkeit von GPS

Wie hoch die Präzision von GPS-Geräten ist, hängt an vielen verschiedenen Faktoren. Dazu gehört unter anderem die Anzahl der verfügbaren Satelliten oder physische Hindernisse wie massive Berge, Tiefgaragen oder Gebäude. Auch das Wetter kann das Signal beeinflussen. Zum Beispiel Gewitter mit starker Wolkenbildung, Sonnenstürme oder auch ionosphärische Verzögerungen können Messungen verzerren und somit zu Ungenauigkeiten im Ergebnis führen.

In seltenen Fällen kann es auch zu Beeinträchtigungen an der Hardware kommen. Außerdem können Störungen durch Manipulation mittels sogenannten "GPS-Jammern" oder "GPS-Spoofing" herbeigeführt werden. Insgesamt ist jedoch das GPS-System sehr beständig, welches unter Beachtung der genannten Faktoren eine erstaunliche Präzision liefern kann. Unter guten Verbindungsumständen kann sich die Treffsicherheit von GPS-Modulen innerhalb weniger Meter oder sogar im Zentimeterbereich befinden. In Addition wird die Verbesserung der GPS-Technologie stark gefördert und durch Einbettung zusätzlicher Satellitensystemen wie zum Beispiel GLONASS, Galileo und Beidou die Zuverlässigkeit und Präzision weiter gesteigert.

Wofür wird GPS genutzt?

GPS hat ein breites Spektrum an Anwendungsgebieten. Ermöglicht werden präzise Standortbestimmung um zum Beispiel genaue Navigationsanweisungen für Autos, Flugzeuge und Schiffe zu liefern. Besonders der Rettungsdienst, die Feuerwehr und die Polizei profitieren durch die Technologie und retten mehr Leben als je zuvor.

Flotten navigieren dank Telematiklösungen zielgerichtet sowie kosteneffizient während Taxis immer den schnellsten Weg zum Ziel finden. Selbst in der Luft werden Flugzeuge stets mit GPS-Daten versorgt, die Aufschluss über Position, Geschwindigkeit, Wetterinformationen und mehr liefern. Kameradrohnen haben oft GPS-Module verbaut, um Positionen zu halten und die Steuerung zu vereinfachen. Echtzeit-Verfolgung von Objekten und Personen ist besonders entscheidend in Bereichen wie Logistik und Sicherheit.

Sogar die Kartografie wurde dank der GPS-Technologie grundlegend revolutioniert und hat die Umweltforschung sowie Stadtplanung erheblich verändert. Nicht zuletzt ermöglicht GPS präzise Zeitmessungen, die in verschiedenen Bereichen wie Telekommunikation, wissenschaftlicher Forschung und auch dem Finanzwesen von großer Wichtigkeit sind.

Fazit

Das GPS-System liefert beeindruckende Präzision und Genauigkeit. Positionsbestimmungen sind innerhalb wenigen Sekunden möglich und die Zeiten, in der man seine Routen händisch auf der Karte planen und markieren musste, sind endlich vorbei. Unternehmen profitieren durch die Technologie und auch die globale Weltwirtschaft / Infrastruktur wurde immens beschleunigt. Es bleibt spannend zu beobachten, wie sich GPS in Zukunft weiterentwickeln wird und welche neuen Einsatzmöglichkeiten noch auf uns warten.

FLEETIZE

Im Rahmen dieser Entwicklung hat FLEETIZE mithilfe der GPS-Technologie die Produktivität und Kosteneffizienz zahlreicher Unternehmen im Automobilbereich fundamental gesteigert. Ausgestattet mit einem besonders sensiblen Empfänger, ermöglichen die Tracker von FLEETIZE Unternehmen in Bereichen wie Flottenmanagement, Logistik oder auch im Bau jederzeit die volle Kontrolle über Einsatz, Planung und Kosten der Fahrten zu bewahren. Informationen wie Echtzeit-Standort, gefahrene Routen, Parkzeiten und eine breite Palette an Funktionen zur Optimierung des Flottenmanagements ergänzen die Funktionalität. Selbst das Führen eines Fahrtenbuches ist durch Automatisierung anhand des elektronischen Fahrtenbuches von FLEETIZE so schnell geschehen wie noch nie zuvor.

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Grundprinzip: Automatische Datenerfassung

Das Herzstück eines elektronischen Fahrtenbuchs ist ein GPS-Tracker, der im Fahrzeug installiert wird, meist über die OBD2-Schnittstelle. Dieser Tracker erfasst präzise und lückenlos, wann und wo eine Fahrt beginnt und endet. Die Daten werden über eine integrierte SIM-Karte automatisch an eine App oder eine Webplattform übertragen, wo sie übersichtlich aufbereitet und verwaltet werden können. Das Besondere hierbei ist die automatische Fahrtaufzeichnungen, ohne dass der Fahrer aktiv eingreifen oder ein Smartphone in der Nähe sein muss.

Nachträglich können Fahrten einfach als privat, geschäftlich oder Arbeitsweg kategorisiert werden, und zusätzliche Angaben wie Fahrtzweck oder Geschäftspartner lassen sich vom Fahrer ergänzen. Wichtig ist, dass diese Ergänzungen zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von sieben Tagen, erfolgen, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Gute elektronische Fahrtenbücher stellen diese Fristen sicher und speichern Fahrten nach Ablauf manipulationssicher fest. Im Gegensatz zu manuell geführten Fahrtenbuch-Apps oder solchen, die das manuelle Verändern erfasster Fahrten erlauben, fördern diese Mechanismen das Vertrauen der Steuerbehörden in die elektronische Fahrtenbuchlösungen und damit auch die Anerkennung des Fahrtenbuchs.

1. Automatische Übertragung

Alle Fahrten werden vollautomatisch erfasst und an die App übertragen. Hier hat der Anwender Zugriff auf die Fahrzeugzustände und die Jahreslaufleistung der gesamten Flotte.

2. Ergänzen & Pflegen der Fahrten

Innerhalb der 7-Tage-Frist prüft der Fahrer die erfassten Fahrten und ergänzt diese bei Bedarf um weitere Informationen wie Fahrtzweck, Fahrttyp und Geschäftspartner.

3. Fahrten auswerten & exportieren

Zusätzlich hat der Fahrer die Möglichkeiten, Details zu seinen Fahrten einzusehen, zu analysieren und monatliche Exports verschiedener Typen durchzuführen.

Anforderungen an eine elektronische Fahrtenbuch-Lösung

1. Finanzamtkonformität und Datensicherheit:

Sämtliche Fahrten sind nach den strengen Anforderungen der Finanzämter zu erfassen und nach geltenden Datenschutzrichtlinien auf sicheren Servern zu speichern. Die erfassten Fahrdaten umfassen dabei die für ein elektronisches Fahrtenbuch geforderten Mindestinhalte wie z.B. Datum, Abfahrts- und Ankunftsadresse wie auch Fahrtzweck und Typ der Fahrt. Die Speicherung der vom GPS-Tracker generierten und übertragenen Fahrtinformationen, sollten im besten Fall nicht auf einem Smartphone oder unsichere Servern im Ausland abgelegt werden.

2. Präzise und manipulationssichere Aufzeichnung:

Ein hochwertiger GPS-Tracker im Fahrzeug gewährleistet eine automatisierte und lückenlose Erfassung der Fahrdaten. Professionelle Lösungen wie die von FLEETIZE erfüllen die strengen Anforderungen des Finanzamts an Manipulationssicherheit und Datenintegrität. So ist maschinell sicherzustellen, dass automatisch erfasste Daten nicht durch manuelle Eingaben verändert werden können oder manuelle Eingaben (zumindest nicht als solche gekennzeichnet) im elektronischen Fahrtenbuch erscheinen.

3. Kundenservice und Unterstützung

Zwar nicht von den Finanzbehörden gefordert, aber im Falle etwaiger Störungen zwingend erforderlich, ist eine qualifizierte Kundenbetreuung. Diese stellt sicher, dass ein Problem behandelt und für das verbleibende Fahrtenbuchjahr vermieden wird. Nur ein störungsfreies Fahrtenbuch gewährleistet die gewünschte Steuererstattung zum Jahresende.

Die stille Gefahr bei Billiganbietern

Kostenlose Apps oder Systeme mit günstiger Hard- und Software wirken auf den ersten Blick verlockend. Doch sie bringen oft versteckte Probleme mit sich: unvollständige Daten, fehlende Unterstützung bei der Einrichtung und kein Schutz vor Manipulationsvorwürfen. Die kurzfristige Ersparnis kann schnell teurer werden, wenn das Finanzamt Fahrten nicht anerkennt.

Während professionelle Systeme durch ihre Automatisierung und Zuverlässigkeit überzeugen, stoßen Nutzer von günstigen Alternativen regelmäßig auf folgende Probleme:

• Signalprobleme: Ohne eine fest installierte, zuverlässige Hardware kann es zu Abbrüchen oder Ungenauigkeiten bei der Fahrterfassung kommen. Diese resultieren auf aufgrund günstiger, aber unzuverlässiger GPS-Module und Bauteile. Die Analyse und Bewältigung etwaiger Probleme ist nur schwierig möglich und aufgrund fehlender Kundenbetreuung teilweise nicht möglich.


• Manuelle Nachpflege: Günstige Apps erfordern häufig eine nachträgliche, fehleranfällige Eingabe, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch die Akzeptanz beim Finanzamt gefährdet. Grundsätzlich sollten Abfahrts- und Ankunftsort wie auch Zeiten ausschließlich automatisch erfasst werden können und eine manuelle Eingabe nicht möglich sein. Viele Apps ermöglichen die manuelle Eingabe von Fahrten, was einem händisch geführten Papierfahrtenbuch gleichkommt. Dies sehen Steuerbehörden allerdings sehr kritisch, da dem Steuerprüfer im Gegensatz zum Papierfahrtenbuch bei begründetem Zweifel keine vergleichbaren Prüfmöglichkeiten bestehen, wie Sie zum Beispiel bei der Prüfung eines Papierfahrtenbuchs möglich wären. Hierzu gehören die Beurteilung z.B. von Schreibstil, Farbe des Kugelschreibers und Alterserscheinungen der Einträge auf dem Papier. Eine Ablehnung der Fahrten ist somit höchstwahrscheinlich.


• Mangelnde Konformität: Kostenlose Fahrtenbuch-Apps sind selten manipulationssicher oder führen entsprechende Revisionen bei manuellen Korrekturen. Der Anwender ist meist auf sich selber gestellt und die Fahrtenbuchführung kann aufgrund der fehlenden, maschinellen Einschränkungen fehlerhaft erfolgen. Dies kann dazu führen, dass Fahrten oder das gesamte Fahrtenbuch nicht anerkannt werden.

Fazit: So funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch optimal

Ein elektronisches Fahrtenbuch erleichtert die Dokumentation Ihrer Fahrten erheblich, indem es Daten automatisch und zuverlässig erfasst. Um jedoch die vollen Vorteile zu nutzen, ist die Wahl einer professionellen Lösung entscheidend. Hochwertige Hardware, wie sie von FLEETIZE angeboten wird, gewährleistet präzise und manipulationssichere Aufzeichnungen, ergänzt durch einen zuverlässigen Kundenservice und höchsten Datenschutz. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern sichern sich auch die Akzeptanz beim Finanzamt - ein echter Mehrwert gegenüber kostenlosen oder preisgünstigen Alternativen.

Das Heiligabend und Silvester nicht als gesetzliche Feiertage gelten, bleibt den Mitarbeitenden und teilweise sogar dem Management vieler Unternehmen meist unbemerkt, da viele Unternehmen zu dieser Zeit in der Regel Betriebsurlaub anordnen und dies weitläufig als normal gilt. Unterliegt der Betrieb tarifrechtlichen Pflichten, geben diese eine Vorgabe für einen Betriebsurlaub für diese zwei Tage fest. Das bedeutet, dass entweder der gesamte oder der halbe Tag zu einem arbeitsfreien Tag ernannt werden. Ob diese als Betriebsferien oder doch als Feiertag gehandhabt werden, entscheidet jeder Betrieb selbst. Betriebsferien können vom Arbeitgeber zum Beispiel aus betrieblichen Gründen angeordnet werden, was dazu führt, dass Arbeitnehmer beide Tage freizunehmen haben und dies vom individuellen Urlaubsanspruch abzuziehen ist.

Unterliegt der Betrieb keinem Tarifvertrag, ist die Sache ganz klar: Frei haben am 24.12. und 31.12. nur Diejenigen, die sich Urlaub genommen haben. Im Gegensatz zum ersten und zweiten Weihnachtstag, wie auch dem Neujahresfesttag (25.12., 26.12. und 01.01.), gelten Heiligabend und Silvester nämlich nicht als gesetzliche Feiertage. Sollten diese auf einen Werktag fallen, besteht also grundsätzlich die gewohnte Arbeitspflicht.

Anders sieht es am 25. Dezember und 26. Dezember aus. Diese beiden Tage sind bundesweit als gesetzliche Feiertage festgesetzt. In der Regel muss der Arbeitnehmer an diesen Tagen keinen Urlaub beantragen. Natürlich gibt es hier Ausnahmen, welche jedoch auch gesetzlich geregelt sind.

Eine besondere Situation stellt hingegen das wiederholte Freigeben des Arbeitgebers für diese zwei Tage dar: Sollte der Arbeitgeber mehrere Jahre hintereinander an Silvester Urlaub geben, kann der Arbeitnehmer infolgedessen sein Gewohnheitsrecht geltend machen. Das Gewohnheitsrecht entsteht genau dann, wenn an diesen Tagen schon mindestens drei Jahre eine Freistellung erfolgte.