Der Fuhrpark-Blog

Welche Informationen beinhaltet das Tageskontrollblatt?

Verpflichtende Angaben zu folgenden Informationen sollten beinhaltet sein:

• Name und Vorname des Fahrers
• Amtliches Kennzeichen des Fahrzeuges
• Datum der Aufzeichnung
• Ruhezeit, Lenkzeit, sonstige Arbeitszeit (bspw. Bereitschaftsdienst)
• Ort der Fahrtaufnahme
• Ort der Fahrbeendigung
• Kilometerstände zu Fahrtende und Fahrtbeginn
• Manuelle Nachträge nach §20 FPersV

• Anschrift des Fahrers
• Tageskontrollblattnummer
• Gesamtfahrstrecke in km
• Stundenanzahl der Ruhezeit/Fahrtunterbrechungen, Lenkzeit und sonstige Arbeitszeit, individuell und gesamt aufgeführt
• Ein Feld für Bemerkungen und Unterschrift

Tageskontrollblätter müssen jederzeit nach §1 Absatz 6 des FPersV ausgefüllt werden. Die Mitführ- und Nachweispflicht besteht für den laufenden Tag, sowie die vorausgegangenen 28 Kalendertage.

Was ist bei den Einträgen der Tageskontrollblätter zu beachten?

Es ist wichtig zu unterscheiden, ob Eintragungen manuell oder digital vorgenommen werden. Werden diese nämlich manuell erstellt, besteht eine größere Gefahr, dass Fehler unterlaufen.
Um die Manipulationssicherheit auch bei handgeschriebenen Tageskontrollblättern zu gewährleisten, sind manuelle Eintragungen ausschließlich mit Schreibinstrumenten vorzunehmen, die nicht nachträglich verändert werden können (beispielsweise Kugelschreiber). Bei Fehleintragungen oder ähnlichen Unregelmäßigkeiten ist die Vernichtung der Dokumente zu vermeiden.

Manuelle Nachtragungen nach §20 FPersV, wie zum Beispiel Urlaube oder Krankheit sind für Fahrer stets verpflichtend vorzunehmen. Somit muss dieser nachweisen können, warum er an diesen Tagen keine Einträge in den Tageskontrollblättern hat.

Fahrer müssen zudem, wenn Einträge manuell erfolgen, beachten, dass diese unverzüglich nach Fahrtende und vor Fahrtanritt vorgenommen werden müssen. Jeder Tag ist einzeln zu dokumentieren und alle Tageskontrollblätter, die die Mitführpflicht von 28 Tagen überschreiten, sind unverzüglich und in Originalversion an den Arbeitgeber auszuhändigen.

Doch nicht nur die Fahrer, sondern auch die auftraggebenden Unternehmen haben Verpflichtungen. Der Arbeitgeber muss den Fahrer über die Überwachungspflicht informieren und über die Funktionen aufklären. Zudem muss auch die Möglichkeit zur Führung der Tageskontrollblätter vom Arbeitgeber bereitgestellt werden. Der Arbeitgeber kontrolliert nach Abgabe der Tageskontrollblätter entsprechende auf Richtigkeit und eventuelle Fehler oder Missstände werden unverzüglich behoben.

Warum wir bei FLEETIZE die beste Lösung haben:

Der Fahrer des Fahrzeugs hat jederzeit vereinfachten Zugriff auf vergangene Tageskontrollblätter und kann diese als manipulationssichere PDF-Datei exportieren und ausdrucken. Unsere Tageskontrollblattführung ist BAG-konform und den Behörden bekannt.

Mit FLEETIZE sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch die digitale Aufzeichnung der Tageskontrollblätter wird das Risiko auf Bußgelder minimiert. Diese können einen Betrag in Höhe von bis zu 5.000€ für den Fahrer und bis zu 30.000€ für das Unternehmen betragen.

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Grundprinzip: Automatische Datenerfassung

Das Herzstück eines elektronischen Fahrtenbuchs ist ein GPS-Tracker, der im Fahrzeug installiert wird, meist über die OBD2-Schnittstelle. Dieser Tracker erfasst präzise und lückenlos, wann und wo eine Fahrt beginnt und endet. Die Daten werden über eine integrierte SIM-Karte automatisch an eine App oder eine Webplattform übertragen, wo sie übersichtlich aufbereitet und verwaltet werden können. Das Besondere hierbei ist die automatische Fahrtaufzeichnungen, ohne dass der Fahrer aktiv eingreifen oder ein Smartphone in der Nähe sein muss.

Nachträglich können Fahrten einfach als privat, geschäftlich oder Arbeitsweg kategorisiert werden, und zusätzliche Angaben wie Fahrtzweck oder Geschäftspartner lassen sich vom Fahrer ergänzen. Wichtig ist, dass diese Ergänzungen zeitnah, spätestens jedoch innerhalb von sieben Tagen, erfolgen, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Gute elektronische Fahrtenbücher stellen diese Fristen sicher und speichern Fahrten nach Ablauf manipulationssicher fest. Im Gegensatz zu manuell geführten Fahrtenbuch-Apps oder solchen, die das manuelle Verändern erfasster Fahrten erlauben, fördern diese Mechanismen das Vertrauen der Steuerbehörden in die elektronische Fahrtenbuchlösungen und damit auch die Anerkennung des Fahrtenbuchs.

1. Automatische Übertragung

Alle Fahrten werden vollautomatisch erfasst und an die App übertragen. Hier hat der Anwender Zugriff auf die Fahrzeugzustände und die Jahreslaufleistung der gesamten Flotte.

2. Ergänzen & Pflegen der Fahrten

Innerhalb der 7-Tage-Frist prüft der Fahrer die erfassten Fahrten und ergänzt diese bei Bedarf um weitere Informationen wie Fahrtzweck, Fahrttyp und Geschäftspartner.

3. Fahrten auswerten & exportieren

Zusätzlich hat der Fahrer die Möglichkeiten, Details zu seinen Fahrten einzusehen, zu analysieren und monatliche Exports verschiedener Typen durchzuführen.

Anforderungen an eine elektronische Fahrtenbuch-Lösung

1. Finanzamtkonformität und Datensicherheit:

Sämtliche Fahrten sind nach den strengen Anforderungen der Finanzämter zu erfassen und nach geltenden Datenschutzrichtlinien auf sicheren Servern zu speichern. Die erfassten Fahrdaten umfassen dabei die für ein elektronisches Fahrtenbuch geforderten Mindestinhalte wie z.B. Datum, Abfahrts- und Ankunftsadresse wie auch Fahrtzweck und Typ der Fahrt. Die Speicherung der vom GPS-Tracker generierten und übertragenen Fahrtinformationen, sollten im besten Fall nicht auf einem Smartphone oder unsichere Servern im Ausland abgelegt werden.

2. Präzise und manipulationssichere Aufzeichnung:

Ein hochwertiger GPS-Tracker im Fahrzeug gewährleistet eine automatisierte und lückenlose Erfassung der Fahrdaten. Professionelle Lösungen wie die von FLEETIZE erfüllen die strengen Anforderungen des Finanzamts an Manipulationssicherheit und Datenintegrität. So ist maschinell sicherzustellen, dass automatisch erfasste Daten nicht durch manuelle Eingaben verändert werden können oder manuelle Eingaben (zumindest nicht als solche gekennzeichnet) im elektronischen Fahrtenbuch erscheinen.

3. Kundenservice und Unterstützung

Zwar nicht von den Finanzbehörden gefordert, aber im Falle etwaiger Störungen zwingend erforderlich, ist eine qualifizierte Kundenbetreuung. Diese stellt sicher, dass ein Problem behandelt und für das verbleibende Fahrtenbuchjahr vermieden wird. Nur ein störungsfreies Fahrtenbuch gewährleistet die gewünschte Steuererstattung zum Jahresende.

Die stille Gefahr bei Billiganbietern

Kostenlose Apps oder Systeme mit günstiger Hard- und Software wirken auf den ersten Blick verlockend. Doch sie bringen oft versteckte Probleme mit sich: unvollständige Daten, fehlende Unterstützung bei der Einrichtung und kein Schutz vor Manipulationsvorwürfen. Die kurzfristige Ersparnis kann schnell teurer werden, wenn das Finanzamt Fahrten nicht anerkennt.

Während professionelle Systeme durch ihre Automatisierung und Zuverlässigkeit überzeugen, stoßen Nutzer von günstigen Alternativen regelmäßig auf folgende Probleme:

• Signalprobleme: Ohne eine fest installierte, zuverlässige Hardware kann es zu Abbrüchen oder Ungenauigkeiten bei der Fahrterfassung kommen. Diese resultieren auf aufgrund günstiger, aber unzuverlässiger GPS-Module und Bauteile. Die Analyse und Bewältigung etwaiger Probleme ist nur schwierig möglich und aufgrund fehlender Kundenbetreuung teilweise nicht möglich.


• Manuelle Nachpflege: Günstige Apps erfordern häufig eine nachträgliche, fehleranfällige Eingabe, was nicht nur zeitaufwändig ist, sondern auch die Akzeptanz beim Finanzamt gefährdet. Grundsätzlich sollten Abfahrts- und Ankunftsort wie auch Zeiten ausschließlich automatisch erfasst werden können und eine manuelle Eingabe nicht möglich sein. Viele Apps ermöglichen die manuelle Eingabe von Fahrten, was einem händisch geführten Papierfahrtenbuch gleichkommt. Dies sehen Steuerbehörden allerdings sehr kritisch, da dem Steuerprüfer im Gegensatz zum Papierfahrtenbuch bei begründetem Zweifel keine vergleichbaren Prüfmöglichkeiten bestehen, wie Sie zum Beispiel bei der Prüfung eines Papierfahrtenbuchs möglich wären. Hierzu gehören die Beurteilung z.B. von Schreibstil, Farbe des Kugelschreibers und Alterserscheinungen der Einträge auf dem Papier. Eine Ablehnung der Fahrten ist somit höchstwahrscheinlich.


• Mangelnde Konformität: Kostenlose Fahrtenbuch-Apps sind selten manipulationssicher oder führen entsprechende Revisionen bei manuellen Korrekturen. Der Anwender ist meist auf sich selber gestellt und die Fahrtenbuchführung kann aufgrund der fehlenden, maschinellen Einschränkungen fehlerhaft erfolgen. Dies kann dazu führen, dass Fahrten oder das gesamte Fahrtenbuch nicht anerkannt werden.

Fazit: So funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch optimal

Ein elektronisches Fahrtenbuch erleichtert die Dokumentation Ihrer Fahrten erheblich, indem es Daten automatisch und zuverlässig erfasst. Um jedoch die vollen Vorteile zu nutzen, ist die Wahl einer professionellen Lösung entscheidend. Hochwertige Hardware, wie sie von FLEETIZE angeboten wird, gewährleistet präzise und manipulationssichere Aufzeichnungen, ergänzt durch einen zuverlässigen Kundenservice und höchsten Datenschutz. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern sichern sich auch die Akzeptanz beim Finanzamt - ein echter Mehrwert gegenüber kostenlosen oder preisgünstigen Alternativen.

Das Heiligabend und Silvester nicht als gesetzliche Feiertage gelten, bleibt den Mitarbeitenden und teilweise sogar dem Management vieler Unternehmen meist unbemerkt, da viele Unternehmen zu dieser Zeit in der Regel Betriebsurlaub anordnen und dies weitläufig als normal gilt. Unterliegt der Betrieb tarifrechtlichen Pflichten, geben diese eine Vorgabe für einen Betriebsurlaub für diese zwei Tage fest. Das bedeutet, dass entweder der gesamte oder der halbe Tag zu einem arbeitsfreien Tag ernannt werden. Ob diese als Betriebsferien oder doch als Feiertag gehandhabt werden, entscheidet jeder Betrieb selbst. Betriebsferien können vom Arbeitgeber zum Beispiel aus betrieblichen Gründen angeordnet werden, was dazu führt, dass Arbeitnehmer beide Tage freizunehmen haben und dies vom individuellen Urlaubsanspruch abzuziehen ist.

Unterliegt der Betrieb keinem Tarifvertrag, ist die Sache ganz klar: Frei haben am 24.12. und 31.12. nur Diejenigen, die sich Urlaub genommen haben. Im Gegensatz zum ersten und zweiten Weihnachtstag, wie auch dem Neujahresfesttag (25.12., 26.12. und 01.01.), gelten Heiligabend und Silvester nämlich nicht als gesetzliche Feiertage. Sollten diese auf einen Werktag fallen, besteht also grundsätzlich die gewohnte Arbeitspflicht.

Anders sieht es am 25. Dezember und 26. Dezember aus. Diese beiden Tage sind bundesweit als gesetzliche Feiertage festgesetzt. In der Regel muss der Arbeitnehmer an diesen Tagen keinen Urlaub beantragen. Natürlich gibt es hier Ausnahmen, welche jedoch auch gesetzlich geregelt sind.

Eine besondere Situation stellt hingegen das wiederholte Freigeben des Arbeitgebers für diese zwei Tage dar: Sollte der Arbeitgeber mehrere Jahre hintereinander an Silvester Urlaub geben, kann der Arbeitnehmer infolgedessen sein Gewohnheitsrecht geltend machen. Das Gewohnheitsrecht entsteht genau dann, wenn an diesen Tagen schon mindestens drei Jahre eine Freistellung erfolgte.

Es gibt zwei verschiedene Versteuerungsmethoden, welche vom Finanzamt akzeptiert werden. Ob sich der Wechsel von der 1%- Methode zum Fahrtenbuch für Sie rentiert, hängt von mehreren individuellen Faktoren ab. Die Entscheidung zwischen den beiden Methoden, sollte in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Beispielsweise ist eines der wichtigsten Faktoren die Anzahl Ihrer Privatfahrten. Sollten diese unter 50% Ihrer Gesamtfahrten umfassen, dann wäre die Fahrtenbuch- Methode betrachtenswert. Falls dies bei Ihnen der Fall sein sollte und Sie sich für das Fahrtenbuch entscheiden, muss nur noch abgewogen werden, ob Sie dieses nun analog, als Papierfahrtenbuch, oder in der digitalen Variante führen möchten.

Ob sich der Wechsel von der 1%- Methode zur Fahrtenbuch- Methode für Sie lohnt, können Sie ganz einfach mit unserem Steuerrechner ausrechnen. Klicken Sie hierfür auf dem folgenden Button:

Steuerrechner

Aufgrund niedriger einmaliger Beschaffungskosten und ausbleibender Folgekosten, scheint die Papiermethode die günstigere Variante zu sein. Jedoch darf man hierbei nicht vergessen, dass der zeitliche Aufwand ziemlich hoch sein kann. Die Dokumentation der getätigten Fahrten muss höchst detailliert erfolgen. Dies kann dazu führen, dass die Opportunitätskosten rasant bis in den dreistelligen Bereich steigen können. Im Vergleich zum elektronischen Fahrtenbuch sind die Kosten durch den Zeitaufwand nicht zu unterschätzen.

Allgemeine Daten, wie Abfahrts- und Ankunftsadresse, Uhrzeiten und Distanzen sind durch das digitale Fahrtenbuch für Sie ohne jeglichen Eigenaufwand vollautomatisch erfasst. Wichtig ist jedoch, dass der Nutzer seine individuellen Fahrten eigenständig klassifiziert und eventuell für das Finanzamt relevante Informationen, wie Firma, Ansprechpartner oder Kundenname im Fahrtzweck einträgt. Dies führt zu einer drastischen Reduzierung des Zeitaufwandes für den Nutzer, was auch zu einer leichteren Entscheidungsfindung zwischen der analogen und digitalisierten Methode führt. Wenn die Entscheidung getroffen ist, gibt es je Anbieter wichtige Faktoren zu beachten, welche wir im Zuge unserer Gewichtung im nachfolgenden Part für Sie aufgefasst haben. Auch hierfür stehen Ihnen unsere Experten bei Fragen immer zur Verfügung und beraten Sie gerne.

100%ige Finanzamtskonformität:

• Die Bearbeitung der getätigten Fahrten ist nur innerhalb einer 7-tägigen Frist möglich und danach unveränderbar. Dies wurde durch die Oberfinanzdirektion festgelegt und konkretisiert.


• Jede Änderung, die stattfindet, muss schlüssig und klar erfolgen. Dies bedeutet, wenn bereits Informationen eingetragen worden sind und abgeändert werden, wird dies fein säuberlich durchgestrichen und als Änderung nachvollziehbar dargestellt.

Diese beiden Punkte sind nicht die einzigen Forderungen, die vom Finanzamt gestellt werden, um ein akkurates und gewissenhaftes digitales Fahrtenbuch führen zu können. Wir haben in unserer Konformitätserklärung für Sie unsere Umsetzungsmethoden bereitgestellt. Diese finden Sie in unserem Downloadbereich https://www.fleetize.com/downloads.

Bedienung:

Wir bei FLEETIZE zeichnen uns durch ein eigenständiges Team an Entwicklern im Hause aus. Das Kollegium legt einen sehr hohen Wert auf das Feedback der Kunden und untersucht individuelle Wünsche und Anforderungen nach ihrer Allgemeintauglichkeit. Wenn die gewünschten Bedienungsmöglichkeiten für diverse Nutzer einen Mehrwert aufweisen, werden diese schnellstmöglich von unserem Team umgesetzt. Wir haben für unsere Nutzer ein einfach zu bedienendes Handbuch erstellt, welches auf unserer Website zur Verfügung steht unter: https://www.fleetize.com/data/downloads/Fleetize-ROUTES-Handbuch.pdf

Vermeiden von Ausfällen und Lücken:

Kundenbetreuung:

Automatisierte Funktionen:

Probieren Sie es einfach aus!

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Die Pandemie hatte dem Konzept der Remote-Arbeit enormen Auftrieb gegeben. Zahlreiche Unternehmen mussten schnell auf Homeoffice umstellen, um ihren Betrieb während der Lockdowns aufrechtzuerhalten. Dies führte dazu, dass im Jahr 2023 fast 80.000 Stellen mit der Möglichkeit zu Remote Work ausgeschrieben wurden. Der Traum, von überall aus arbeiten zu können, schien in greifbare Nähe gerückt zu sein. Doch im Jahr 2024 zeichnet sich ein anderes Bild ab.

Aktuelle Daten des Marktforschungsunternehmens Index zeigen, dass die Zahl der ausgeschriebenen Remote-Stellen in der ersten Jahreshälfte 2024 um 43 Prozent gesunken ist. Während im vergangenen Jahr noch fast 80.000 Positionen für Remote Work angeboten wurden, sind es in diesem Jahr nur noch knapp 45.000. Die allgemeine Zurückhaltung auf dem Arbeitsmarkt, gepaart mit den wirtschaftlichen Unsicherheiten, trägt zu dieser Entwicklung bei. Doch es sind vor allem die Herausforderungen des Homeoffice, die Unternehmen dazu veranlassen, ihre Mitarbeiter wieder verstärkt ins Büro zu holen.

Viele Unternehmen haben erkannt, dass die Produktivität und Zusammenarbeit im Büro oft besser funktioniert als im Homeoffice. Die physische Präsenz ermöglicht einen direkten Austausch, fördert Innovationen und sorgt dafür, dass Teams effizienter zusammenarbeiten. Zudem haben sich in vielen Fällen Kommunikationsprobleme und mangelnde Disziplin bei der Heimarbeit als hinderlich erwiesen. Auch das Gefühl der Isolation und der fehlende persönliche Kontakt zu Kollegen werden immer häufiger als Nachteil des Homeoffice genannt.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die mangelnde Kontrolle über Arbeitszeiten und -leistungen. Während das Homeoffice Flexibilität bietet, kann es auch zu einer Verwischung der Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit führen. Mitarbeiter arbeiten oft länger und sind rund um die Uhr erreichbar, was auf Dauer zu Erschöpfung führen kann. Unternehmen, die auf hybride Modelle setzen, stehen zudem vor der Herausforderung, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen.

Hier kommen Zeiterfassungssysteme ins Spiel, die besonders bei hybriden Arbeitsmodellen eine zentrale Rolle spielen. Sie ermöglichen es Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter sowohl im Büro als auch im Homeoffice präzise zu verfolgen. Dies schafft nicht nur Klarheit über die geleisteten Stunden, sondern schützt auch die Mitarbeiter vor unbeabsichtigter Überlastung. Zudem bieten solche Systeme eine faire Grundlage, um die Produktivität zu messen und sicherzustellen, dass Arbeit gerecht verteilt wird. Für Unternehmen ist die Zeiterfassung ein wichtiges Instrument, um die Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle zu wahren.

Während einige Unternehmen weiterhin flexible Arbeitsmodelle anbieten, hat sich der Trend eindeutig verschoben. Immer mehr Firmen setzen auf strengere Vorgaben und eine Office-First-Politik. Sie argumentieren, dass die Nachteile des Homeoffice, wie die mangelnde soziale Interaktion, die erschwerte Kontrolle und die geringere Effizienz, die Vorteile zunehmend überwiegen. Studien zeigen auch, dass die Abschaffung des Homeoffice nur in einem kleinen Teil der Unternehmen geplant ist. Dennoch setzen viele Firmen darauf, die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter wieder stärker zu regulieren und den Fokus auf die Präsenzkultur zu legen.

Die Zukunft der Arbeit wird vermutlich hybrid bleiben, doch der Weg zurück ins Büro wird von vielen Unternehmen als notwendig erachtet, um den Anforderungen an Effizienz, Kommunikation und Kontrolle gerecht zu werden. Zeiterfassungssysteme werden dabei zu einem unverzichtbaren Werkzeug, um die hybride Arbeit sinnvoll zu organisieren und die Vorzüge beider Arbeitsmodelle zu kombinieren.