Während die Nutzung elektronischer Fahrtenbücher bei "Einzelkämpfern" recht klar ist, stellen sich bei sogenannten Poolfahrzeugen ganz spezielle Fragen in der Handhabung von elektronischen Helfern. Nachfolgend zeigen wir Ihnen ein mögliches Einsatzszenario mithilfe des elektronischen Fahrtenbuchs von FLEETIZE.
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Fahrzeuge innerhalb eines Pools zur Verfügung, um geschäftliche Fahrten tätigen zu können. In der Regel werden die Schlüssel dieser Fahrzeuge von einem zuständigen Mitarbeiter verwaltet und herausgegeben. Aufgrund des Verkehrsrechts wie auch steuerrechtlichen Gründen müssen die Herausgabe der Fahrzeuge wie auch die jeweils getätigten Fahrten dokumentiert werden. In der Vergangenheit bedeutete dies viel Papierkram, was mit elektronischen Fahrtenbüchern nun vereinfacht werden kann.
Reduzieren von Aufwänden mit elektronischen Helfern
Bei der Papier-Fahrtenbuchführung ist es keine Seltenheit, dass beispielsweise vom Fahrer vergessen wird, die Fahrzeugdaten zu Beginn einer Fahrt zu notieren. Dadurch werden Einträge oft nachträglich eingetragen und die Werte geschätzt. Dies kann zur Aberkennung des Fahrtenbuchs führen und somit zur Rückstufung auf die oftmals teure 1%-Regelung. Da viele Unternehmer dies befürchten, wird gleich zu Beginn in den sauren Apfel gebissen und die 1%-Regelung gewählt.
Durch den Einsatz eines elektronisches Fahrtenbuchs nicht nur die Fehlerrate reduziert werden, sondern auch der Aufwand der Fahrtdaten-Erfassung. Das elektronische Fahrtenbuch ist immer in Bereitschaft und erfasst direkt zu Fahrtbeginn und Fahrtende die Fahrzeugdaten wie auch mögliche Haltepunkte innerhalb der Fahrt. So kann das Fahrtenbuch in einer viel höheren Detailtiefe erfasst werden.
Herausforderungen bei Poolfahrzeugen
Bei Poolfahrzeugen stellt sich die Frage, wie die Vielzahl an möglichen Fahrern gehandhabt werden kann:. Zum einen muss jedem Mitarbeiter der Zugriff auf jedes Fahrzeug gewährt und zum anderen müssen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Selbstverständlich können Berechtigungen bei jeder Schlüsselübergabe erteilt werden, sodass der Mitarbeiter über ein Onlineportal die Fahrten pflegen kann, jedoch besteht hier die Möglichkeit, unbeobachtet auf Fahrten anderer Fahrer zuzugreifen.
Lösungsansatz: Zentrales Terminal
Eine empfehlenswerte Lösung wäre das Bereitstellen eines zentral positionierten Terminals, beispielsweise einen Computer oder iPad, in der Nähe der Schlüsselübergabe. Auf diesem werden die noch offenen und unbearbeiteten Fahrten mithilfe eines niedrig berechtigten Service-Benutzers bereitgestellt. Hierzu bietet FLEETIZE eine mehrschichtige Berechtigungsstruktur über die einzelne Benutzerzugänge auf einfachste Weise unterschiedlich berechtigt werden könne. Hierbei kann dem Fuhrparkleiter der Vollzugriff auf alle Fahrzeuge erteilt werden, sodass er auch bearbeitete Fahrten einsehen kann.
Lösungsansatz: Mitarbeiterzugänge
Eine zweite, weniger empfehlenswerte Lösung wäre die Erzeugung von persönlichen Mitarbeiter-Zugängen. Hierbei erhält jeder Mitarbeiter einen Benutzernamen und Passswort und kann sich direkt auf seinem Smartphone über die FLEETIZE-Fahrtenbuch-App anmelden und Fahrten berechtigter Fahrzeuge bearbeiten. Auch hierbei kann die Berechtigung auf ausschließlich unbearbeitete Fahrten erfolgen.
Lösungsansatz: Zentrale Fahrtenbuchpflege
Sollte ein Mitarbeiter vollständig für das Fuhrparkmanagement abgestellt sein, kann die Pflege der Fahrten durchaus auch durch diese eine Person erfolgen. In diesem Falle erhält keiner der Mitarbeiter einen Zugang zu den elektronischen Fahrtenbüchern, muss jedoch den Fahrtzweck dem verantwortlichen Mitarbeiter benennen. Da das elektronische Fahrtenbuch Kilometerstände, Uhrzeiten und Straßennamen vollständig automatisch erfasst, ist diese Variante der Pool-Fahrzeugfahrtenbücher durchaus denkbar.
Fazit
Obige Varianten sind ausschließlich Vorschläge für den möglichen Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs für Poolfahrzeuge. Darüber hinaus gibt es weitere Varianten die abhängig der Branche und des Unternehmens sinnhaft sein könnten.
Sollten Sie Fragen zu möglichen Einsatzszenarien haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!
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