Der Jahreswechsel ist die beste Zeit, um Ihre Prozesse zu digitalisieren. Der Wechsel von der 1%- Methode zum Fahrtenbuch ist nämlich jetzt, zum 01. Januar möglich. Die Digitalisierung Ihres Fahrtenbuches unterstützt Sie nicht nur dabei Ihre Prozesse zu vereinfachen, sondern spart Ihnen Zeit und Geld. Hierbei gibt es wichtige Punkte zu beachten.
Es gibt zwei verschiedene Versteuerungsmethoden, welche vom Finanzamt akzeptiert werden. Ob sich der Wechsel von der 1%- Methode zum Fahrtenbuch für Sie rentiert, hängt von mehreren individuellen Faktoren ab. Die Entscheidung zwischen den beiden Methoden, sollte in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Beispielsweise ist eines der wichtigsten Faktoren die Anzahl Ihrer Privatfahrten. Sollten diese unter 50% Ihrer Gesamtfahrten umfassen, dann wäre die Fahrtenbuch- Methode betrachtenswert. Falls dies bei Ihnen der Fall sein sollte und Sie sich für das Fahrtenbuch entscheiden, muss nur noch abgewogen werden, ob Sie dieses nun analog, als Papierfahrtenbuch, oder in der digitalen Variante führen möchten.
Ob sich der Wechsel von der 1%- Methode zur Fahrtenbuch- Methode für Sie lohnt, können Sie ganz einfach mit unserem Steuerrechner ausrechnen. Klicken Sie hierfür auf dem folgenden Button:
Aufgrund niedriger einmaliger Beschaffungskosten und ausbleibender Folgekosten, scheint die Papiermethode die günstigere Variante zu sein. Jedoch darf man hierbei nicht vergessen, dass der zeitliche Aufwand ziemlich hoch sein kann. Die Dokumentation der getätigten Fahrten muss höchst detailliert erfolgen. Dies kann dazu führen, dass die Opportunitätskosten rasant bis in den dreistelligen Bereich steigen können. Im Vergleich zum elektronischen Fahrtenbuch sind die Kosten durch den Zeitaufwand nicht zu unterschätzen.
Allgemeine Daten, wie Abfahrts- und Ankunftsadresse, Uhrzeiten und Distanzen sind durch das digitale Fahrtenbuch für Sie ohne jeglichen Eigenaufwand vollautomatisch erfasst. Wichtig ist jedoch, dass der Nutzer seine individuellen Fahrten eigenständig klassifiziert und eventuell für das Finanzamt relevante Informationen, wie Firma, Ansprechpartner oder Kundenname im Fahrtzweck einträgt. Dies führt zu einer drastischen Reduzierung des Zeitaufwandes für den Nutzer, was auch zu einer leichteren Entscheidungsfindung zwischen der analogen und digitalisierten Methode führt. Wenn die Entscheidung getroffen ist, gibt es je Anbieter wichtige Faktoren zu beachten, welche wir im Zuge unserer Gewichtung im nachfolgenden Part für Sie aufgefasst haben. Auch hierfür stehen Ihnen unsere Experten bei Fragen immer zur Verfügung und beraten Sie gerne.
100%ige Finanzamtskonformität:
Einer der wohl wichtigsten Punkte bei einer digitalen Fahrtenbuchführung ist die Finanzamtkonformität. Es gibt wichtige Forderungen des Finanzamts, welche erfüllt sein müssen, wie auch beispielsweise die folgenden:
- Die Bearbeitung der getätigten Fahrten ist nur innerhalb einer 7-tägigen Frist möglich und danach unveränderbar. Dies wurde durch die Oberfinanzdirektion festgelegt und konkretisiert.
- Jede Änderung, die stattfindet, muss schlüssig und klar erfolgen. Dies bedeutet, wenn bereits Informationen eingetragen worden sind und abgeändert werden, wird dies fein säuberlich durchgestrichen und als Änderung nachvollziehbar dargestellt.
Diese beiden Punkte sind nicht die einzigen Forderungen, die vom Finanzamt gestellt werden, um ein akkurates und gewissenhaftes digitales Fahrtenbuch führen zu können. Wir haben in unserer Konformitätserklärung für Sie unsere Umsetzungsmethoden bereitgestellt. Diese finden Sie in unserem Downloadbereich https://www.fleetize.com/downloads.
Bedienung:
Die richtige Software ist intuitiv bedienbar und schwer zu behandelnde Prozesse werden vollautomatisiert verrichtet. Der Erfolg der Fahrtenbuchführung ist davon abhängig, wie die Softwarebedienung des Produktes ausgelegt ist. Aus diesem Grund sind mehrere Testphasen und stetige Verbesserungen durch Feedbacks das A und O, vor allem wenn sich das Produkt bereits seit längerer Zeit auf dem Markt befindet.
Wir bei FLEETIZE zeichnen uns durch ein eigenständiges Team an Entwicklern im Hause aus. Das Kollegium legt einen sehr hohen Wert auf das Feedback der Kunden und untersucht individuelle Wünsche und Anforderungen nach ihrer Allgemeintauglichkeit. Wenn die gewünschten Bedienungsmöglichkeiten für diverse Nutzer einen Mehrwert aufweisen, werden diese schnellstmöglich von unserem Team umgesetzt. Wir haben für unsere Nutzer ein einfach zu bedienendes Handbuch erstellt, welches auf unserer Website zur Verfügung steht unter: https://www.fleetize.com/data/downloads/Fleetize-ROUTES-Handbuch.pdf
Vermeiden von Ausfällen und Lücken:
Lücken in Ihrem Fahrtenbuch müssen unter allen Umständen vermieden werden, da dies auf Seiten der Finanzbehörden ziemlich teuer werden kann. Aus diesem Grund führt der FLEETIZE-Tracker entsprechende Maßnahmen durch um z.B. Mobilfunkstörungen zu kompensieren und im Zweifel Fahrten im internen Speicher abzulegen, um diese nachträglich ins Fahrtenbuch zu übermitteln und chronologisch richtig zuordnen zu können.
Kundenbetreuung:
Unser FLEETIZE- Fahrtenbuch ist ein simples System, welches in der Regel ohne zusätzliche Betreuung bedienbar ist. Sollte der Fall eintreten, dass Sie trotzdem Hilfe benötigen oder Fragen haben, gibt es auch hier den passenden Ansprechpartner für Sie. Unser FLEETIZE- Kundensupport ist stets sowohl telefonisch als auch über unser Chat- System für Sie erreichbar.
Automatisierte Funktionen:
Automatisierte Funktionen sind ein wichtiger Bestandteil unserer Produkte. Funktionen, wie beispielweise die Möglichkeit „Meine Orte“ anzulegen, vereinfachen die Pflege Ihres Fahrtenbuches und werden automatisiert nach Einrichtung für Sie eingepflegt. Hierfür werden Orte, welche häufig bzw. wiederholt besucht werden, nur einmalig von dem Nutzer in einer sogenannten „Geo- Zone“ in der Karte festgelegt. Auch hier kann Fahrtzweck und Ortsname von dem Nutzer vor eingestellt werden. Anschließend wird die angelegte Zone automatisch beim Betreten dieser mit den vorher eingerichteten Werten ins Fahrtenbuch übernommen, ohne zusätzlichen Bearbeitungsaufwand Ihrerseits.
Probieren Sie es einfach aus!
Um sich selbst von unserem Produkt zu überzeugen, bieten wir Ihnen eine 30-tägige Zufriedenheitsgarantie an. Sollten Sie in der Testphase zu dem Entschluss kommen, dass unser Produkt nicht das richtige für Sie ist, kann eine Rücksendung veranschlagt werden und Sie übernehmen ausschließlich die Rücksendekosten.
Jetzt Steuern sparen und das FLEETIZE- Fahrtenbuch testen!
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Der Artikel basiert auf recherchierten Informationen des Autors und kann persönliche Meinungen enthalten. Der Artikel stellt weder eine Rechtsauskunft dar, noch haften die Fleetize GmbH für die Korrektheit der enthaltenen Informationen.
