Bei Flottenfahrzeugen stellt sich oft die Frage, wie ein elektronisches Fahrtenbuch datenschutzkonform geführt werden kann. Gerade bei wechselnden Fahrern und der Möglichkeit, die Fahrzeug auch privat zu nutzen, wird es besonders herausfordernd. Der Datenschutz jedes einzelnen Fahrers muss auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch erfüllt sein. Es bedarf somit einer Lösung, die gleichermaßen den Komfort eines elektronischen Fahrtenbuchs wie auch den Datenschutz der Mitarbeiter sicherstellt.
Mehrstufige Berechtigungsstruktur als Lösungsansatz
Das elektronische Fahrtenbuch von FLEETIZE bietet die Möglichkeit, eine mehrstufige Berechtigungsstruktur einzurichten. Während ein Fuhrparkleiter ausschließlich betriebliche Fahrten sehen kann, können Privatfahrten einzelner Fahrer isoliert und die Sicht auf Fahrten anderer Fahrer eingeschränkt werden. Isolierte Fahrten werden dabei mit Platzhaltern versehen, sodass für den Fuhrparkleiter weiterhin sichtbar ist, dass das Fahrzeug genutzt wird, aber eben im privaten Kontext. Sie als Teamleiter entscheiden selbst, welcher Mitarbeiter mehr sehen darf oder nicht. Klicken Sie sich die Berechtigungsstruktur individuell zusammen.
Benutzer anlegen
Als Grundlage für die Berechtigungsvergabe stellen Sie jedem Fahrer einen eigenen Benutzerzugang und Passwort bereit. Hierfür finden Sie in Ihrem jeweiligen FLEETIZE-Tarif die Multiuser-Funktion unter Einstellungen und dem Menüpunkt Benutzer. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können Sie einen neuen Benutzer hinzufügen. Es erscheint ein Eingabeformular, in welchem Sie die Zugangsdaten Ihres Fahrers eingeben. Notieren Sie diese und geben sie an den entsprechenden Mitarbeiter weiter.
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Berechtigungen zuweisen
Legen Sie nun fest, welche Berechtigungen der Fahrer erhalten soll. Für die Nutzung eines Poolfahrzeuges mit mehreren Fahrern und Privatnutzungsmöglichkeit empfehlen wir folgende Berechtigungen, um die Fahrten datenschutzkonform zu erfassen: Öffnen Sie die Benutzereinstellungen und setzen Sie die Berechtigungen „Nur neue Fahrten“ und „Nur Dienstfahrten“
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Was sehen die Fahrer nun und was nicht?
Alle Fahrer sehen sämtliche als betrieblich deklarierte und neue, unbearbeitete Fahrten. Darüber hinaus sieht jeder Fahrer die von ihm als privat deklarierte Fahrten. Sobald ein Fahrer eine neue Fahrt getätigt hat, welche er aus privaten Gründen als "Privat" deklariert hat, ist die Fahrt für alle anderen Benutzer automatisch "unsichtbar" und somit datenschutzkonform ausgeblendet.
Teamleiter/Administrator
Durch Einschränkung der Fahrtenbuch-Berechtigung wird es notwendig sein, die übergreifende Fahrtenbuchprüfung und die regelmäßigen Exports durch einen Teamleiter/Administrator betreuen zu lassen. Da dieser uneingeschränkten Zugriff auch auf private Anschriften hat, kann dies gegen interne Unternehmensrichtlinien verstoßen. In solchen Fällen kann die administrative Betreuung im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags an die Fleetize GmbH übertragen werden.
Im Rahmen dieses kostenpflichtigen Services übernehmen wir sämtliche, administrativen Vorgänge, die den uneingeschränkten Einblick in die Fahrtenbücher erlauben. Alternativ besteht die Möglichkeit, diese Berechtigung auch in Ihrem Betrieb kostenneutral unter Auflage entsprechender Betriebsvereinbarungen durch eine bestimmte Abteilung oder einen bestimmten Mitarbeiter ausführen zu lassen.
Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne und finden den richtigen Tarif mit den passenden Funktionen für Sie!
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Der Artikel basiert auf recherchierten Informationen des Autors und kann persönliche Meinungen enthalten. Der Artikel stellt weder eine Rechtsauskunft dar, noch haften die Fleetize GmbH für die Korrektheit der enthaltenen Informationen.
